La llegada de Veri*Factu marca un antes y un después en la gestión de la facturación en España

La llegada de Veri*Factu marca un antes y un después en la gestión de la facturación en España

Este nuevo sistema, regulado por el Real Decreto 1007/2023 y desarrollado mediante normativa complementaria, establece requisitos técnicos que buscan garantizar la integridad, trazabilidad y transparencia en los procesos de facturación. Su implantación será progresiva, pero las fechas clave se acercan: enero y julio de 2026 para empresas y autónomos, respectivamente.

En este artículo, desde LIDER ALT le ofrecemos una guía completa sobre el marco normativo, los plazos de aplicación, quiénes están obligados, qué se considera un sistema de facturación conforme y las recomendaciones prácticas para anticiparse a esta transformación.

1. Marco normativo y fechas de aplicación

1.1 Marco normativo

El sistema nace del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que regula los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y sus requisitos técnicos, en cumplimiento de la Ley 11/2021 de medidas de prevención del fraude fiscal. Este reglamento fue desarrollado mediante la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, que detalla las especificaciones técnicas y formatos de los registros de facturación. Posteriormente, el Real Decreto 254/2025, de 1 de abril, ajustó los plazos de implantación para empresas y autónomos.

1.2 Principales plazos de aplicación

Calendario de aplicación para 2026

1. Para las personas jurídicas sujetas al Impuesto sobre Sociedades (empresas)
   • Fecha límite para disponer de software de facturación que cumpla los requisitos del reglamento: 1 de enero de 2026. Desde esa fecha ya será exigible que emitan facturas mediante un sistema adaptado al reglamento.
2. Para los autónomos (personas físicas que desarrollan actividades económicas) y otros obligados tributarios que no estén sujetos al Impuesto sobre Sociedades (por ejemplo, entidades en atribución de rentas, contribuyentes IRPF con actividad económica, etc.).
   • Fecha límite para adaptarse: 1 de julio de 2026. Hasta esa fecha pueden seguir utilizando los sistemas actuales, aunque ya se recomienda anticipar la adaptación.

Comentarios adicionales

• La distinción clave es que las empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades tienen un plazo más corto (inicio 2026) frente a los autónomos que cuentan con un plazo ampliado hasta julio de 2026.
• Quedan excluidos del ámbito de aplicación los obligados que emplean el régimen de Suministro Inmediato de Información (SII) para sus registros de facturación, así como los territorios con normativa foral propia. Aunque el reglamento ya está publicado, la obligación plena de uso operará conforme a estas fechas; antes de ellas se recomienda ir adaptando los sistemas para evitar apuros.

Además, desde julio de 2025 solo puede comercializarse software de facturación que cumpla los requisitos del reglamento Verifactu. Por tanto, aunque el reglamento ya es vigente, la obligación práctica de uso del sistema compatible será progresiva hasta mediados de 2026 para la mayoría de los contribuyentes.

2. ¿A quién debe aplicarse la normativa (quiénes están obligados)?

La normativa de SIF / Verifactu tiene un ámbito objetivo y subjetivo que exige un análisis:

2.1 Ámbito subjetivo: quiénes deben aplicarla

No todas las personas físicas o empresas están obligadas simultáneamente. Las principales reglas de aplicación son:

• No están obligados los sujetos que no expidan facturas / no utilicen sistemas informáticos de facturación (SIF). Si toda la facturación la hacen «a mano» (talonarios, escrita manualmente), no aplica la normativa de sistema. Los contribuyentes incluidos en el Suministro Inmediato de Información (SII) no están obligados a cumplir los requisitos técnicos del reglamento Verifactu para sus propias facturas, pues el reglamento contempla que es incompatibilidad objetiva entre uno y otro sistema.
• Están incluidos los empresarios y profesionales que emitan facturas a clientes, ya sean otros empresarios o particulares (cuando se exija factura obligatoriamente). También aplica a quienes usen sistemas informáticos para emitir facturas, incluso si son «sofisticadas hojas de cálculo» o programas que registran facturas.
• En algunos casos específicos (alquileres de vivienda/servicios hoteleros cuando combinan servicios complementarios) puede requerirse factura conforme al reglamento.
• Está vigente en territorio español no foral (excluye territorios forales salvo particularidades) con adaptaciones que aplican en Canarias, Ceuta y Melilla relativas a IGIC / IPSI respectivamente.

La utilización de páginas de Excel o Word para la realización de las facturas requiere especial análisis.

Sí puede que tenga obligación, pero depende de cómo utiliza Excel. En concreto:

• Según la Agencia Tributaria, la normativa del RRSIF se aplica a los «sistemas informáticos de facturación (SIF)» que gestionan la emisión, registro, conservación, etc., de facturas. En las FAQs de la AEAT se indica que quienes no utilizan un sistema informático de facturación quedan fuera del ámbito del reglamento. Por ejemplo, cuando la factura se emite sin programa informático que gestione registros.
• Varias fuentes especializadas (entre ellas funcionarios de la administración pública en cursos de formación) señalan que si Excel (o Word) se usa únicamente como plantilla para introducir manualmente los datos de la factura, imprimirla o enviarla, sin automatización, cálculos vinculados, exportaciones o registro continuado, no se consideraría un sistema informático de facturación (SIF) y por tanto no obligaría al cumplimiento del reglamento. Por el contrario, si se emplea Excel con fórmulas automáticas, cálculos de IVA, exportación de datos, enlaces a otros libros, macros, generación de listados automáticos o registro automático de facturas, entonces sí podría considerarse un sistema informático de facturación y tendría obligación de cumplir los requisitos del reglamento. Por lo tanto: si el pequeño empresario solo utiliza una hoja de Excel como plantilla informal, sin que el sistema automatice, registre o conecte datos contables, podría no estar obligado a adaptar a Verifactu en ese momento. Pero si la hoja de Excel gestiona automáticamente los procesos de facturación, entonces sí entraría en el ámbito de obligación.

De acuerdo con lo indicado el factor clave es «¿se usa un sistema informático de facturación que gestiona facturas y registros?, de acuerdo con ello se deberá revisa si su Excel es simple plantilla o si es «automatizada», así pues:

• La normativa aún presenta matices y zonas grises: no existe una consulta pública de la AEAT que diga textualmente «sí/ no» para todos los casos de Excel.
• El nivel de automatización suficiente para que Excel se considere SIF no está definido de modo exhaustivo.
• Las fuentes especializadas son interpretativas (no necesariamente vinculantes) y el criterio final lo determinará la AEAT en caso de inspección.
• El plazo definitivo de obligación todavía tiene margen de aplicación (como se comentó en informes para 2026) y pueden producirse modificaciones.

En resumen: si usa un programa informático para emitir facturas, termina estando sujeto al reglamento, salvo que esté exento por SII u otras causas especiales.

3. Qué se considera «sistema de facturación» (SIF / Verifactu) y requisitos técnicos esenciales

Para entender la obligación es fundamental saber qué sistema debe emplearse y qué características técnicas exige la norma:

3.1 Concepto de SIF / Verifactu

• Se denomina Sistema Informático de Facturación (SIF) al programa o sistema informático (software, plataforma, aplicación) que gestione los procesos de emisión de facturas (generación, registro, conservación, etc.) cumpliendo los requisitos del reglamento. VeriFactu es la denominación que recibe la modalidad o sistema que incorpora la capacidad de transmitir a la AEAT los registros de facturación generados, con un modelo de «facturas verificables». Es decir, Verifactu es un SIF que cumple los requisitos técnicos y además tiene capacidad de comunicación con la Administración
• No todas las operaciones son «facturas Verifactu»: el sistema debe respetar los requisitos técnicos de integridad, inalterabilidad, trazabilidad, legibilidad, conservación. Un SIF puede operar sin enviar los registros (modo no Verifactu), siempre que cumpla esos requisitos técnicos y pueda presentarlos cuando la AEAT los requiera.

3.2 Requisitos técnicos y funcionales esenciales

Un sistema de facturación conforme deberá garantizar:

• Integridad e inalterabilidad de los registros de facturación: uso de técnicas como hash encadenado para que no haya manipulación posterior no detectada. Registro de alta de facturación: cada factura emitida (o su anulación/rectificación) debe generar un registro informático previo o simultáneo que contenga los elementos esenciales de la factura.
• Legibilidad, accesibilidad y conservación: los registros deben poder recuperarse de forma legible y estar accesibles para la Administración tributaria durante el período legal de conservación. Formato estandarizado de registros: el reglamento define los campos específicos que deben contener esos registros, con una estructura uniforme.
• Declaración responsable del software: quienes desarrollen o comercialicen software de facturación deben entregar una declaración responsable de que su producto cumple los requisitos técnicos exigidos. Posibilidad de envío de los registros a la AEAT: en el modo Verifactu, el sistema remite automáticamente el registro (sin necesidad de firma electrónica). El reglamento especifica que la firma electrónica de los registros no es obligatoria en Verifactu. El sistema también debe contemplar manejos de anulación, rectificación, facturas simplificadas cuando proceda, generación de código QR (cuando esté prescrito) y otros posibles elementos técnicos definidos en la orden ministerial complementaria.

4. Preguntas frecuentes (FAQ) sobre VeriFactu / SIF

Aquí algunas de las dudas más comunes que ya han sido formuladas por contribuyentes, con respuesta basada en fuentes oficiales y doctrina:

¿Cuándo será obligatorio cumplir con Verifactu?
Como se ha indicado, la normativa es vigente desde diciembre de 2023, pero su obligación práctica es escalonada: para sociedades (IS) desde el 1 de enero de 2026; para autónomos y otros sujetos desde el 1 de julio de 2026.

Si emito facturas a mano (talonarios), ¿me afecta?
No. Si no usa ningún sistema informático para emitir facturas, queda fuera del ámbito de aplicación del reglamento de SIF / Verifactu.

Y si uso Excel o Word para generar facturas, ¿debo adaptarme?
Sólo si esas herramientas forman parte de un sistema informático que registran facturas. Si se usan únicamente para imprimir, pero no se emplea un sistema informático que gestione facturación, podría no estar obligado. Pero en la práctica muchos Excel con macro o automatizaciones pueden ser considerados sistema informático de facturación.

¿Quién debe adaptar el software? ¿El desarrollador o el usuario?
Ambos tienen responsabilidades: los desarrolladores tienen plazo hasta el 29 de julio de 2025 para tener versiones compatibles. Los usuarios deben tener, antes de su fecha límite (enero o julio 2026), sistemas conformes.

¿Los obligados al SII tienen que cumplir también Verifactu?
No. El reglamento establece que los sujetos obligados al SII quedan exonerados del cumplimiento de los requisitos técnicos de los sistemas de facturación para sus propias facturas.

¿Hay sanciones por no usar software conforme?
Sí. La Ley General Tributaria y el propio reglamento prevén infracciones para quien use sistemas que no cumplan las especificaciones del reglamento de facturación, así como para fabricantes o distribuidores de software no conforme.

¿Se puede enviar los registros de facturación firmados electrónicamente?
Aunque no es obligatorio firmarlos en modalidad Verifactu, el reglamento permite que quien lo desee los firme.

¿El QR es obligatorio en todas las facturas?
No siempre. Hay que esperar a la operación normativa sobre cuándo se requerirá formato de factura con QR para todos los casos. El reglamento y la normativa complementaria lo analizarán.

5. Conclusiones y recomendaciones prácticas

• La normativa Verifactu / SIF representa una revolución en la forma de emitir y controlar facturas, orientada a reforzar la trazabilidad, transparencia e integridad de la facturación.
• Aunque ya está vigente, la obligación de uso efectivo es progresiva con plazos hasta 2026.
• La adaptación debe comenzar cuanto antes: anticiparse a la fecha límite para no quedarse sin sistema compatible.
• Es imprescindible revisar si tu software actual (o el que planeas contratar) emitirá versiones declaradas compatibles y solicitar la declaración responsable de cumplimiento normativo al proveedor.
• Tener claro si estás obligado al SII o no, pues ese régimen puede eximir del cumplimiento doble.
• La normativa puede evolucionar: estaremos por tanto atentos a las resoluciones, instrucciones de la AEAT y modificaciones legales posteriores.
• Muy importante. Con los nuevos sistemas de facturación no se podrá reformar, anular o modificar ninguna factura que se haya generado, ya que eso supondrá una alteración de los registros internos de las mismas. Cualquier modificación que se deba realizar de una factura se realizará mediante la emisión de facturas rectificativas o abonos.

Para ampliar cualquier información al respecto, estamos, como siempre, a vuestra disposición.